17 septiembre 2010

¿Es su power point poderoso?

Extensos, rebuscados, ilegibles, sin imágenes y aburridos son algunos de los adjetivos con que una presentación digital en que se trabajó toda la noche va directo a la papelera de reciclaje. Evítelo, siguiendo consejos de los que saben...

A esta altura hacer un power point es una rutina de la que nadie escapa. El asunto es, entonces, aprender a hacerlos bien, es decir, eficientes desde la perspectiva comunicacional.

A continuación, una serie de recomendaciones por parte de tres expertos en comunicación estratégica de Perú, Colombia y México.

Menos es más

“A buen entendedor, pocas palabras bastan”, reza el refrán. Bien lo saben los expertos, quienes coinciden en que lo crucial es escoger un mensaje principal para dejar en la mente de la audiencia y sobre ese, formular la estructura que tendrá el power point. “Es mejor tener una o pocas ideas, hasta cuatro, pero muy poderosas, en vez de un montón. Finalmente, los auditores se acordarán sólo de algunas”, afirma Enrique Delgado, gerente general de Tironi Asociados Perú.

Lo clave, entonces, es trabajar el mensaje. “Para que éste sea efectivo tiene que generar el concepto puro y no el puro concepto”, aclara el experto. Es decir, el mensaje debe dar con una síntesis poderosa que permita mostrar la profundidad de lo que se quiere decir, sin acabar las ideas, sino abriéndolas.

Este trabajo de papel en blanco debe contar con el siguiente ejercicio; “al terminar mi presentación ¿qué quiero que le quede a la junta directiva y sobre qué temas quiero que debatan?”, reflexiona Claudia Esguerra, la directora general de Llorente Cuenca de Colombia.

Si bien no irse por las ramas es el lema de lo que no hay que hacer, la mejor estrategia narrativa para desarrollar lo que hay que decir es contar una historia. Y, si no se es ducho en racontos, flashbacks y otros recursos, lo mejor es utilizar la clásica estructura: comienzo, nudo y desenlace. No es para sacar aplausos, pero no falla, pues es fácil de seguir y todo se vincula en un propósito claro.

“No tuve tiempo de escribirte corto, así que te mandé un correo de cinco páginas”, se dice con ironía para justificar un blablá que quita tiempo y ánimo. Es el mismo problema que surge por no seguir los sencillos pasos antes reseñados al hacer power points que terminan siendo barrocos documentos atiborrados de palabras y conceptos, los que –para abordarlos–muchas veces son leídos como si fuera un Word. En tal caso, lo que queda claro es la falta de trabajo de sintetizar la presentación hasta destilar lo esencial. Es decir, un buen producto no es al que no hay nada más que ponerle, sino al que no hay nada más que sacarle.

“La presentación rara vez debe llevar párrafos completos, pues sino la gente se centra en la presentación y no en el presentador,y la lectura termina compitiendo con uno mismo”, explica Francisco Espinosa, director general de Burson-Marsteller en México.

La audiencia manda

Otro elemento que hay que tener en consideración es el respetable público, para quien el tiempo suele ser un bien escaso. Así, el consejo de los expertos es diseñar presentaciones de máximo 45 minutos, y un set de apoyo con planillas y textos anexos, para que la audiencia se lleve por si quiere profundizar.

“No debemos pretender meter todo lo humano y lo divino, pues no hay que olvidar que un power point es sólo una guía de presentación que ayuda a desarrollar una exposición verbal”, explica Delgado.

El valor agregado del presentador es justamente conocer a cabalidad el tema, ser el más entendido y demostrarlo exponiendo sin tener que leer la herramienta visual. Así, el mérito radica en lo que se dice, explica y suscita en la mente del público. “De lo contrario, los asistentes se dedican a leer y no atienden al expositor. Si se olvida esta oralidad, el riesgo es terminar colocando tramados, fotografías y letras rebuscadas, con el objetivo de hacer más rimbombante el documento, olvidando que ésto sólo genera distracción", dice Delgado.

¿Lo preferible? Emplear caracteres legibles, como la tipografía Arial, con un tamaño cercano al 16 y 18, o más; dejar las negrillas sólo para los títulos y los pie de página; usar títulos cortos, casi noticiosos o refranes, y no subrayar. En relación a los colores, en tanto, es mejor utilizar aquellos corporativos y fondos blancos.

“Hay que considerar que en el mundo de los negocios hay gente, a veces mayor, que no quiere hacer esfuerzos para leer, pues justamente esperan que les expliquen oralmente”, dice Espinosa.

No es menor la alusión al mundo de los negocios, pues en varias oportunidades, con los nervios, los expositores olvidan a quienes se están dirigiendo. Por eso, uno de los consejos es hacer un ejercicio previo para describir y reconocer al público para saber quien irá a la presentación.

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Se recomienda siempre asegurarse de que las palabras a emplear sean por todos comprendidas, por lo que es recomendable evitar tecnicismos y anglicismos, por mucho que se crea que suenan bien. “Por ejemplo existen financieros en Colombia que ocupan términos complicados hasta para los gerentes, por lo que es bueno que tengan conciente que le están hablando a la abuela o a la tía”, dice Esguerra, quien también advierte sobre el uso del inglés, “idioma que muchas veces está menos extendido de lo que se cree”.

Interesarse e investigar sobre quiénes son los asistentes a la presentación es vital, pues esto desemboca en mayor y natural empatía, se emiten señales de respeto y –principalmente– se evitan bochornos, como obviar que la compañía cambió el nombre o que el gerente tal, ejem, no está, pues ya no trabaja más acá.

Cómo marcar diferencias

Quien asiste al teatro, la danza o cualquier disciplina escénica, sabe muy bien de la importancia de un sugerente principio, y un brillante final, pues finalmente con esa fórmula se mantiene la atención y se potencia la recordación.

Así, desde el principio hay que llamar la atención y por ello, los entendidos en el tema explican, que el leimotiv es huir de los lugares comunes. “Por ejemplo, rehuir las plantillas de power point y Office, no porque sean malas, sino que porque todos las conocen, con lo que partes con una falta de prolijidad al no haber buscado algo más sofisticado”, explica Delgado.

Sin embargo, no hay que olvidar que el principio de la presentación no es cuando se agranda la primera lámina del power point a pantalla completa, sino cuando el presentador se presenta. Sabemos intuitivamente que para partir hay que apelar a la emoción, por lo que es habitual que los ejecutivos comiencen con un chiste, anécdota o cita memorable.

Ahora, son esas todas fórmulas conocidas, por lo que también es posible apoyarse en el power point para introducir un elemento llamativo y diferenciador. “Si vas a hablar del control de gastos, que nada en la vida se sale de control, puedes mostrar el logo de la compañía British Petroleum y aludir al derrame. Así, con una simple imagen haces que sepan de qué vas a hablar”, dice Esguerra.

Asimismo, mediante videos y fotografías se puede captar rápidamente el interés del público: si se emplea un video ilustrativo lo aconsejable es seleccionar uno impactante y pasarlo por menos de un minuto.

También se pueden usar citas, casos y gráficos. Éstos últimos sirven, siempre que esté acompañado de un par de líneas concluyendo por qué esos elementos son relevantes para la narrativa. Si se va a hablar de cifras, éstas deben quedar escritas y dejarlas en la presentación. La gente, entonces, se queda con los más importante.

La experiencia es única

No es lo mismo aludir al caso de una empresa que está en crisis, relatando que sus productos ya no se venden en el mercado, que pedir a los asistentes hacer el ejercicio de imaginar a un niño abriendo su yogurt y encontrándose con un gusano en su interior.

La experiencia es clave y por lo mismo, cuando se quiere penetrar en la mente del público los casos son vitales. “Éstos han demostrado ser poderosos, porque le estás transmitiendo experiencias. El cerebro está diseñado para aprender de ellas, tanto propias como ajenas”, dice Delgado.

Los asistentes se sienten identificados con experiencias cercanas y errores ajenos: pueden aprender y prevenir.

Sin embargo, Espinosa advierte que la abundancia de experiencias también cansa, sobre todo, cuando éstos exceden los dos casos. El experto recomienda ahondar en ellos sólo cuando los auditores lo pidan. “Si los asistentes se interesan abiertamente, se aprieta un botón y la presentación se va al ejemplo”, concluye.

Lo último: considerar el tiempo para dar la palabra a los usuarios, dándoles la oportunidad de preguntar y responder. Así que, por favor, no les quito más tiempo, y pasemos a los comentarios de más abajo.

Fuente: MBA America Economia (Daniela Arce)

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