Los beneficios de apoyar a los empleados tecnológicamente rebeldes

Cada vez más trabajadores usan software no autorizado en sus tareas diarias.

¿Quiere ser más competitivo? Entonces deles más poder a sus empleados tecnológicamente rebeldes.

Si usted es como yo, lo primero que hace al incorporarse a una nueva organización es tratar de encontrar la manera eludir la pesadilla del sistema informático de su empleador. Porque, seamos sinceros, en la mayoría de las compañías, lo que deberían ser tareas sencillas, como hacer un pedido por Internet, una reserva o incluso enviar un correo electrónico, resultan bizantinas comparado con lo que podemos lograr por nuestra cuenta.

Esto ayuda a explicar por qué 80% de las personas que trabajan para compañías con más de 1.000 empleados evitan al departamento de tecnología de la información y utilizan (o hasta compran) software que está principalmente en la nube, según un estudio de la firma de investigación de mercado Frost & Sullivan.

Hay muchos nombres para este fenómeno, pero mis favoritos son aquellos que lo hacen ver como si descargar Dropbox o utilizar Google Docs fuera comprar armas de traficantes: Shadow IT (TI en la sombra) o el menos conocido Rogue IT (TI clandestino).

Quizás alguna vez existió una época feliz en la que los ingenieros de sistemas se preocupaban principalmente por que los empleados fueran más efectivos, pero en esta era de cada vez más regulación, violaciones de seguridad y espionaje industrial, la principal tarea de un director de informática en la mayoría de las compañías es mantener los datos de los clientes lejos de los hackers y la propiedad intelectual fuera del alcance de rivales.

Como podría imaginarse, a los directores de informática no les hace ninguna gracia que la mayoría de los empleados guarden datos potencialmente sensibles en aplicaciones en la nube accesibles a través de la web quizás totalmente desconocidas para ellos. Pero hay un detalle: las empresas que más restringen la tecnología externa son las que más ceden ventaja competitiva a aquellas que dejan que sus empleados tomen sus propias decisiones respecto a lo que necesitan para cumplir con su trabajo.

Por supuesto, no es que las empresas tengan muchas alternativas.

Según mi investigación, en el momento en que un grupo recibe la prohibición de usar una herramienta útil como Dropbox, otro empezará a usarla. Los empleados simplemente quieren hacer su trabajo, y si el departamento informático de su empresa no se mueve con rapidez, ¿de quién es la culpa?

Este es un ejemplo típico de cómo la tecnología de la información en la sombra hace que la gente sea más productiva: muchas compañías aún controlan el acceso a los archivos que los empleados pueden compartir entre sí al guardarlos detrás de un firewall corporativo, o terminales que el departamento de tecnología de la información controla directamente. Los problemas con este método son infinitos: los empleados deben conectarse a la red de la compañía para acceder a los archivos.

Cuando trabajan de manera remota tienen que acceder al material a través de una "red privada virtual" (VPN), que puede ser engorrosa. Las opciones en la nube como Box, Dropbox y otras permiten a los empleados seguir todos los cambios que otros han hecho. Muchas aplicaciones en la nube también permiten colaboración en tiempo real. Google Docs deja que muchas personas escriban y editen en un mismo documento de manera simultánea, y Lucidpress permite que múltiples usuarios diagramen y diseñen un mismo documento.

Los servicios que los empleados han descubierto son mucho más baratos que el software corporativo tradicional de firmas como Microsoft, Oracle y SAP.

Las implicaciones para los fabricantes de software corporativo tradicional, que se acostumbraron al modelo en que los empleados no tienen más opción que usar cualquier software que su compañía compre, son enormes.

Como ocurre con la tecnología de consumidor, estos sistemas deben ganarse los clientes o al menos hasta que suficiente gente dentro de una empresa los use para que el departamento de informática lo note. Una vez que un servicio es suficiente popular, el encargado usualmente realiza un análisis formal de las medidas de seguridad del proveedor y si se ciñe a las regulaciones adecuadas. Si todo está bien, lo que comienza como una rebeldía de un empleado, termina siendo un elemento institucionalizado.

Fuente: The Wall Street Journal