"Para sacar los pendientes y hacer rendir el tiempo, la persona debe practicar cuestiones tan básicas como delegar y distribuir", saber qué debe sacar de inmediato, lo que puede esperar y qué es posible hacer con ayuda de otros. Pero, la mayoría de veces, se termina trabajando en varias cosas al mismo tiempo, sin priorizar", dice Peter Turla, en su libro Cómo usar el tiempo con eficacia y productividad.
Es una realidad que a veces (y parece ser la regla) el día no alcanza para cubrir todas las actividades. Si llegar a las 9 de la mañana y salir a las 10 de la noche es parte de tu rutina diaria, llegó el momento de hacer un check up a tu distribución del tiempo.
"Este tipo de ejercicio ayuda a identificar bajo qué esquema se está tratando de cumplir con los compromisos; e incluso, hasta dónde depende de la persona o de la forma en cómo se organiza su empresa", dice Belén Martínez, especialista del Centro Panamericano de Investigación e Innovación (CEPii).
Los 7 pasos de oro
Según los expertos consultados, esto son algunos elementos que debes evaluar en tu día a día, y su modificación podría ayudar a hacer rendir mejor tu tiempo. Toma nota:
1. ¿Adicto al mail? De acuerdo con el estudio El uso del tiempo realizado por especialistas de la Universidad Autónoma de Barcelona, una constante en los trabajos es invertir varias horas del día no sólo en chatear, sino en leer blogs, contestar correos y entrar a redes sociales.
Concéntrate en contestar mensajes importantes o que debas darle seguimiento, y deja para el final del día las visitas a sitios como Facebook o el mail de tus amigos, éstos los puedes revisar en casa. Puedes instalar alguna herramienta, como MeeTimer, que indica cuánto tiempo pasas en cada sitio Web que visitas.
2. Sigue tu reloj: Establece en qué hora del día te sientes más productivo, por ejemplo a medio día, y en cuál menos. Aprovecha ese lapso para realizar los pendientes más importantes. Eso sí, trata de cumplir con esa rutina, si decides trabajar arduamente entre 10:00 y 13:00 horas, organízate para ello. Puedes usar audífonos mientras trabajas (no para cantar tus canciones preferidas) para concentrarte y prestar menos atención a la platica de tu compañero de enfrente.
3. Enlista tus actividades. En un trabajo "todo es importante", pero debes aprender a priorizar cada acción, según su orden de importancia. Reúnete con tu jefe, pídele que te indique si existe una labor a desarrollar de inmediato y enfoca tu energía en eso. Después, anota cómo irás sacando lo demás, y evalúa si algún compañero puede apoyarte en determinada tarea, por lo menos, entregándote a tiempo cierta información.
4. Descansa ¡con orden! Si bien es importante que en tu rutina fijes un espacio, de unos 5 a10 minutos, para pararte a caminar o hacer una llamada pendiente, evita que la ida por el café se convierta en media hora. Habla con tus compañeros y diles que pueden ‘ponerse al corriente' en la comida o al salir del trabajo.
5. Pon orden. ¿Te ha pasado que pierdes una hora buscando la versión ‘final-final' de un archivo o un contacto? El primer paso para ser productivo es el ‘orden' si tienes varias versiones de un documento depura hasta dejar la que tenga los últimos cambios (a menos que te pidan guardar todo), y utiliza un archivo de excel o un programa, como Keepass Password Safe para guardar números importantes que necesites diariamente.
6. Ubica tu foco de atención. Si te encanta leer el periódico o revisar las ofertas que te mandan por Internet, de nueva cuenta: hazte un espacio para ello, sin que intervenga en tu horario laboral, puede ser muy temprano o por la noche, en casa.
7. Entrénate en decir "no". Aunque quizá esta sea la consigna más difícil (sobre todo si quieres quedar bien con tu jefe), es importante que aprendas a utilizar esta palabra. Si un amigo te insiste en que pases a ‘partir el pastel' de un compañero, y que aproveche para extenderse en la platica, indícale que, ante la carga de trabajo, estás buscando ordenar mejor tus tiempos. Lo mismo con tu jefe, si después de esta reorganización sigues sintiéndote al límite, busca la manera de decirle (en el tono que mejor funcione con tu superior, tú lo conoces): "haré esto otro, pero una vez que te entregue los pendientes que comentamos; o esta nueva petición ¿urge más?"
Lo importante es hacerle saber que estás poniendo todo de tu parte para salir adelante con sus consignas, pero que esos imprevistos pueden desajustar la dinámica de trabajo que ya tenían convenida.
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